Een sluitende rittenadministratie voorkomt bijtelling: dit moet je weten

Een auto van de zaak is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde, maar kan ook fiscale gevolgen hebben. Wordt de auto (bijna) niet privé gebruikt, dan kan de medewerker ook zonder bijtelling een zakelijke auto rijden. Hij of zij moet dan wel aantonen dat er jaarlijks niet meer dan 500 privékilometers zijn gereden. Dat kan op drie manieren.

1.      Sluitende rittenregistratie

De meest gebruikte methode om geen bijtelling toe te passen, is een volledig sluitende rittenregistratie. Daarmee kan je als werkgever aantonen dat de medewerker maximaal 500 kilometer privé heeft gereden. Als de auto pas in de loop van het jaar ter beschikking wordt gesteld, dan geldt deze grens naar rato.

2.      Bewijs via arbeidsovereenkomst (vrije bewijsleer)

Het is ook mogelijk om met andere bewijsmiddelen aan te tonen dat privégebruik niet voorkomt. Denk aan een schriftelijke afspraak in de arbeidsovereenkomst, waarin staat dat privégebruik verboden is, inclusief controle en sanctie bij overtreding.

3.      Verklaring geen privégebruik auto

De derde mogelijkheid is dat de medewerker een verklaring aanvraagt bij de Belastingdienst. Daarmee verschuift de bewijslast naar de medewerker zelf. Als werkgever hoef je geen bijtelling toe te passen zolang de verklaring geldig is. Wel moet je een kopie van deze verklaring bewaren in de loonadministratie. Alleen wanneer duidelijk is dat de verklaring onjuist is, moet alsnog bijtelling worden toegepast.

 

Let op! Ook als een medewerker een "Verklaring geen privégebruik auto" heeft, moet hij nog steeds aan kunnen tonen dat hij daadwerkelijk niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden. De verklaring zorgt er alleen voor dat de bewijslast verschuift naar de medewerker. Er moet dus nog steeds een rittenregistratie ingevuld worden.

De verklaring vervangt de rittenregistratie dus niet, maar maakt deze wel belangrijker voor de medewerker zelf.

Wij willen het graag weten als een medewerker een auto van de zaak gebruikt en een verklaring heeft. Geef dit aan op het indiensttredingsformulier of laat het ons apart weten als dit pas later speelt.

Wat is een sluitende rittenregistratie?

Voor een sluitende rittenregistratie leg je de volgende gegevens vast:

Autogegevens: merk, type, kenteken en de periode waarin de auto gebruikt wordt.

Ritgegevens: datum, ritnummer, begin- en eindstand kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, eventuele afwijkende routes, doel van de rit (zakelijk of privé) en privé-omrijkilometers.

Let op: bij meerdere gebruikers van één auto moet uit de registratie blijken wie welke rit heeft gereden.

Controle en bewijslast

Alle gegevens moeten bewaard worden in de administratie, zodat ze bij controle kunnen worden overlegd. De Belastingdienst controleert rittenregistraties grondig. Naast de administratie zelf kunnen ook agenda’s, orderbonnen, garagenota’s of routeplanners dienen als aanvullend bewijs.

Automatische rittenregistratie biedt zekerheid

Een handmatige registratie is arbeidsintensief en foutgevoelig. Een automatisch rittenregistratiesysteem biedt gemak en betrouwbaarheid. Systemen met het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS) worden door de Belastingdienst als betrouwbaar beschouwd. De bestuurder moet daarbij wel zelf steeds aangeven of het om een zakelijke of privérit gaat.

Conclusie

Een sluitende rittenadministratie is onmisbaar om bijtelling te voorkomen. Of je nu kiest voor handmatige registratie, een verklaring of een geautomatiseerd systeem: zorg dat alle gegevens volledig en controleerbaar zijn. De Belastingdienst kijkt scherp mee en bij eventuele fouten kan het flink in de papieren lopen.